Como você se conecta com as famílias no período de matrículas?

Segundo semestre inicia com muitas decisões a serem tomadas no âmbito da gestão escolar: novas parcerias, investimento em infraestrutura, alinhamento pedagógico, aumento do esforço em marketing e comunicação… tudo isso para garantir a retenção dos atuais estudantes e realizar novas matrículas.

O cenário educacional segue competitivo e a escola, dentro da perspectiva do negócio, precisa ter um equilíbrio entre os alunos que entram, saem e permanecem para operar de forma sustentável. Mas como fazer isso na prática?

A Jornada do Estudante e das Famílias

Esse processo não começa da noite para o dia: como toda boa relação, não basta apenas ter um bom começo, mas continuar nutrindo. Neste caso, estamos falando sobre cuidar da jornada do aluno e das famílias ao longo de todo o ano letivo, com uma comunicação planejada para todos os momentos. Mapeando as oportunidades de contato, você verá que toda a escola está envolvida nesse processo, portanto, o primeiro ponto para ficar atento e garantir essa conexão é a experiência do cliente na escola. Veja algumas iniciativas para você implementar:

• Estruturar o processo de atendimento às famílias;
• Comunicar sua marca, parcerias e expor projetos que demonstrem o trabalho pedagógico nos espaços da escola;
• Enviar informações às famílias pela agenda, redes sociais e/ou e-mail;
• Enviar trabalhos e projetos feitos nas aulas pelo estudante;
• Encantar na reunião de pais;
• Realizar eventos presenciais ou lives para as famílias.

A dica aqui é planejar essas ações com propósito. Tenha consciência de que sua comunicação deve ser consistente e refletir o posicionamento pedagógico de sua instituição de forma clara, fortalecendo sua imagem. Assim, a comunicação ficará mais fluida e contribuirá para a implementação de inovações, gestão de crise e compreensão das decisões pelas famílias.

Se você fez a lição de casa da fidelização, pode usufruir de uma das principais fontes de matrículas: as indicações das famílias satisfeitas com o seu serviço, aquelas que defendem a sua instituição. Agora podemos destinar esforços para as ações externas de captação de novos alunos.

E qual a receita para a conexão com as famílias de outras escolas? Fato é que se não estamos falando em Educação Infantil, os novos estudantes virão das escolas concorrentes ou de outras regiões. Voltamos então a questão do posicionamento e identificação dos seus diferenciais nesse mercado. Para isso, necessário fazer escolhas refletindo sobre os valores que norteiam suas decisões, seus principais atributos e o que destaca sua instituição das demais. Uma vez que tiver isso claro, comunique a sua história em suas campanhas de marketing e roteiros de atendimento, essa é uma poderosa forma de conexão e engajamento com o público.

Próxima parada: pontos de contato e momento da descoberta

Quem não é visto, não é lembrado, e para garantir essa lembrança, é preciso conhecer os pontos de contato com seus clientes e entregar conteúdo relevante. Esse planejamento depende do conhecimento dos hábitos de consumo e comunicação que as famílias já utilizam para maior assertividade, assim, você pode se basear no próprio público da sua escola e, dessa forma, atrair os semelhantes.

Veja algumas possibilidades para enriquecer sua campanha de matrículas:

• Presença forte em redes sociais, afinal segundo estudo feito pela Opinion Box, 82% dos usuários seguem uma empresa ou marca e 79% acreditam que o Instagram pode aproximar pessoas e empresas;
• Mantenha seu site atualizado com informações claras, facilitando a busca na internet por quem ainda não conhece seus serviços;
• Produza vídeos curtos sobre temas e dicas voltadas para a educação de crianças e jovens, não se esqueça de divulgar nas redes sociais;
• Eventos são uma ótima oportunidade para os alunos convidarem amigos que não estudam na escola, e até iniciar um programa de indicação;
• Participe de torneios e festivais externos para aumentar a visibilidade da sua marca;
• Crie atividades em locais públicos para mostrar a sua marca para as crianças da região.

A criatividade não tem fim! Você pode ficar atendo aos temas em alta sobre comportamento e organizar encontro para as famílias, descobrir um influenciador que tenha sinergia com sua proposta e combinar uma parceria, testar uma nova mídia… O importante é ficar atento às possibilidades e oportunidades que podem surgir para enriquecer o seu planejamento de marketing.

Visitando a escola pela primeira vez

Agora, chegou o momento crucial para a consideração de matrícula: a primeira visita à escola. Oferecer uma experiência inicial memorável e alinhada com sua proposta influenciará na percepção da qualidade e irá gerar confiança, contribuindo para a tomada de decisão pela matrícula. É o chamado amor à primeira vista!

A visita de interesse em matrícula deve ser planejada desde a primeira ligação de agendamento, considerando as características da sua escola. Para tal, considere:

• A história que será contada, para isso, utilize a técnica do storytelling;
• O roteiro da visita, dê atenção especial aos espaços que valorizam a sua escola e comunicam sobre a sua proposta;
• Treinamento para sua equipe, pois ela será responsável por fazer sua escola brilhar;
• As etapas de atendimento e, principalmente, a forma de apresentar as informações;
• O tempo certo para retomar contato pós-visita.

Importante reforçar que o centro de todo o processo é o cliente, que tendo suas expectativas satisfeitas e vivenciado experiências positivas, alinhadas ao propósito da escola, certamente terá uma ótima e duradoura primeira impressão.

Agora que você concluiu as três etapas de conexão – fidelização, captação e atendimento para conversão de matrículas -, podemos definir indicadores para avaliar o fluxo de alunos na sua escola e medir o engajamento. Isso será importante, inclusive, para planejamento do próximo ano, com os dados em mãos, você poderá relacionar com o seu planejamento e avaliar as melhorias que devem ser implementadas, rumo ao crescimento da sua escola!

Por: Sylvia M Brito Luber

Head de Marketing da ZOOM education for life. Há mais de 20 anos na gestão das áreas de Marketing e Comunicação em empresas líderes no segmento educacional e no turismo de luxo. Certificação MBA em Gestão de Negócios pelo IBMEC, pós-graduação em Marketing pelo Mackenzie, graduação em Design Gráfico pela Belas Artes e formação em Mentoring pela Erlich Mentoring.